DMS integrieren – Datenflüsse optimieren

Zentraler Zugriff auf alle Informationen in nur einem System.

Zettelwirtschaft adieu! Ein Organisationstalent, das noch mehr kann

Dank eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in vielen Unternehmen längst umgesetzt. Doch ganz lassen sich umständlicher Papierkram, notwendige Kopien für andere Abteilungen oder manuelle Prozesse nicht vermeiden. Besonders, wenn andere Systeme ins Spiel kommen. Systeme wie ein CRM, ERP oder die HR-Software. Und das entschleunigt den Workflow. Was für die Freizeit häufig gewünscht ist, möchte bei dieser Art von Prozess unbedingt vermieden werden. Immerhin geht dadurch kostbare Zeit verloren: Nicht nur die Datenübermittlung an sich dauert länger, auch Ihre Mitarbeiter müssen sich mit diesen alltäglichen Routinearbeiten beschäftigen.

Was, wenn solche Aufgaben von nun an der Vergangenheit angehören könnten? Wenn Ihre Mitarbeiter nicht ständig damit beschäftigt sind, die richtigen Dokumente zu den gewünschten Abteilungen weiterzuleiten? Wenn alle Systeme stattdessen auf dieselbe Datenbasis zurückgreifen und jederzeit jedes notwendige Dokument einholen können? Ganz ohne weiteres Zutun Ihrer Mitarbeiter, ohne mehrfache Arbeit und ohne Verzögerung.

Volles Potenzial ausschöpfen: DMS integrieren

Das DMS gilt als Dreh- und Angelpunkt der Dokumentenorganisation. Wer bereits auf solch ein System zurückgreift, will es nicht mehr vermissen. Verständlich, immerhin bringt es zahlreiche Vorteile mit sich. Doch das volle Potenzial ist durch die alleinige Verwendung noch lange nicht ausgeschöpft. Erst wenn es Hand in Hand mit anderen Systemen arbeitet und allen Abteilungen zugänglich ist – wenn sich die Prozesse wie Zahnräder perfekt ineinanderfügen: Erst dann ziehen Sie den besten Nutzen aus dem System.

Genießen Sie die Vorteile des DMS noch umfangreicher:

schneller Zugriff auf Informationen bzw. Daten
ortsunabhängiges Arbeiten mit vollständigem Dokumentenzugriff
interdisziplinäres Arbeiten, bei dem jeder über den Vorgang Bescheid weiß
Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen
automatisierte Prozesse

Wie Ihre Systemlandschaft durch das DMS profitiert

Beliebte DMS-Schnittstellen sind vor allem:

CRM
CMS
HR-Software
ERP
E-Mail-Clients
Collaboration-Tools
Online-Shop

Eine Middleware schlägt nicht nur zu einzelnen Systemen Brücken und verbindet die Prozesse. Sie vernetzt Ihre gesamte Softwarelandschaft. Diese neue Art der Struktur kann nicht zuletzt bislang unentdeckte Potenziale innerhalb Ihres Unternehmens aufdecken – etwa bei Ihren Insellösungen.
Die vorhandene Systemlandschaft lässt sich darüber hinaus beliebig erweitern. Gibt es neue Apps und Funktionen, die zur Prozessoptimierung integriert werden müssen? Das kann jederzeit erfolgen. Die neuen Vernetzungen fügen sich nahtlos in die vorhandenen Strukturen ein. Besonders, wer langfristig und nachhaltig denkt, kann dank einer Middleware entscheidende Vorteile gewinnen – auch gegenüber seinen Wettbewerbern. Das erfolgt etwa durch schnellere Bearbeitung verschiedener Anfragen, besseren Datenfluss und eine interaktive Arbeitsweise.

Wie kann ich mein DMS integrieren?

Wer die Vorzüge eines vernetzten DMS kennt, hat vielleicht bereits Schnittstellen zu einigen Systemen. Ohne eine Middleware ist das aber nur in Form von APIs (integrierten Programmierschnittstellen für andere Systeme) oder Webservices möglich. Das Problem dabei? Beide stoßen schnell an ihre Grenzen, wenn es um Skalierbarkeit, Flexibilität und Automatisierung geht. Sie lassen sich zwar schneller integrieren, langfristig gesehen stellen sie aber keine gute Lösung dar. Eine Middleware hingegen bedenkt diese Aspekte von vornherein und macht jede denkbare Veränderung innerhalb Ihres Unternehmens mit: neue Systeme (auch Insellösungen), mehr Dokumente, zusätzliche Datenquellen, mobile Verfügbarkeit, hohe Zugriffszahlen, …

Vorhandene Schnittstellen verwenden

Die MIDbridge verfügt über vorkonfigurierte Schnittstellen zu allen gängigen Systemen. So auch zum DMS. Haben Sie individuelle Anpassungen vorgenommen? Die vorhandenen Schnittstellen lassen sich individuell auf Ihre Lösung zuschneiden. Dadurch greifen alle Systeme harmonisch und nahtlos ineinander. Und noch wichtiger: Alle Funktionen lassen sich weiterhin wie gewohnt verwenden – nur mit den zusätzlichen Vorteilen.

Insellösungen integrieren

Insellösungen schaffen immer besondere Herausforderungen. In der Regel sind sie das Ergebnis einer schnellen Lösung, die Aspekte wie Skalierbarkeit, Vernetzung und Automatisierung nicht berücksichtigen. Der Umstieg auf eine gängige Software ist nicht nur besonders aufwändig, sondern häufig wegen spezifischer Anforderungen schlichtweg nicht möglich. Die MIDbridge verfügt über die Möglichkeit zur Integration eigener Schnittstellen, bei welchen alle Gegebenheiten bedacht werden können.

Noch kein DMS vorhanden? Das Archiv der MIDbridge

Die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente ist nicht bei allen Unternehmen ein Must-Have. Zumindest nicht von Anfang an. Doch früher oder später erleichtert es das Management und sollte durchaus eingeführt werden. Haben Sie noch kein externes DMS? Lernen Sie unsere MIDbridge Alternative, die App „Archiv“, kennen. Diese App ist bereits fest in die Middleware integriert und lässt sich besonders leicht in alle Prozesse einbinden. Die App bietet zwei grundlegende Funktionen: (1.) die rechtskonforme Archivierung von digitalen Dokumenten und (2.) die Ablage in einer sogenannten „digitalen Akte“.

Mit dem Archiv verfügen Sie über alle Vorteile der digitalen Archivierung, können aber gleichzeitig Ihr Archivierungssystem beibehalten. Sprich: Sie können weiterhin Ihre bekannte Ordnerstruktur führen. Diese Aktenstrukturen, aber auch die Archivierungsprozesse an sich lassen sich frei konfigurieren – das gibt Ihnen die größtmögliche Automatisierung.

Zusätzliche Individualisierung erfolgt über das Rechte- und Rollenmanagement, eine Funktion des Admin-Centers. So können Sie gewünschten Benutzern ermöglichen, dass sie:

Dokumente über die MIDbridge-Oberfläche manuell zu archivieren,
in der App „Archiv“ nach Dokumenten zu suchen oder
per Job automatisierte Archivierungsprozesse vorzunehmen.

Und wie behalten Sie den Überblick?

Brechen Sie die vorhandenen Grenzen Ihres DMS auf und vernetzen Sie es mit allen gewünschten Systemen. Die MIDbridge hilft Ihnen, diese Flexibilität auch mit jeder weiteren App beizubehalten. Und noch viel mehr unterstützt sie Ihre unternehmenseigenen Prozesse, schafft eine hohe Skalierbarkeit und wächst beliebig mit Ihrem Unternehmen mit. Für nähere Informationen zu Ihren Möglichkeiten kontaktieren Sie uns gerne über das Formular!

Sie haben Fragen zur MIDBridge?

Dann kontaktieren Sie uns doch einfach, wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zu Seite!

Telefonnummer +49 821 794 733 20