Buchhaltungssoftware integrieren. Ressourcen sparen.

Wie effizient die Buchhaltung arbeiten kann, wird besonders durch die Kommunikation mit anderen Abteilungen beeinflusst: Hier müssen verschiedene Informationen und Dokumente möglichst schnell übermittelt werden. Automatisierte Prozesse wie auch miteinander verbundene Apps ermöglichen genau das. Dabei sind für die Buchhaltungssoftware vor allem folgende Abteilungen relevant:

Geschäftsführung

Die Liquidität ist für Unternehmen ein wichtiges Thema. Und um diese einerseits zu gewährleisten, andererseits rechtzeitige Maßnahmen ergreifen zu können, müssen regelmäßige Auswertungen her. Dabei sind besonders die folgenden Ergebnisse aus der Buchhaltungssoftware entscheidend für die Geschäftsführung:

• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• Offene Posten (OPOS)
• Verkaufsstatistiken

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ermöglicht kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), die wirtschaftliche Lage stets im Blick zu behalten. Anders als die Bilanz wird sie monatlich erstellt und erhält dadurch ihre Aktualität. Unternehmer müssen sich auf die Aussagekraft und Vollständigkeit der BWA verlassen können. Dank dieser Grundlage kann die Geschäftsführung wichtige Entscheidungen in Bezug auf die Unternehmensstrategie treffen.

Zusätzlich zur BWA gibt die Buchhaltungssoftware der Geschäftsführung einen Überblick zu den offenen Posten (OPOS), sprich: Forderungen oder Verbindlichkeiten, die zum Stand der Einsicht noch nicht ausgeglichen wurden. Wann kann mit weiteren Zahlungen gerechnet werden? Welche Zahlungen sind unternehmensseitig zu welchem Zeitpunkt fällig?

Zuletzt geben die Verkaufsstatistiken an, wieviel Umsatz je Kunde bzw. je Verkaufsgegenstand generiert wurde. Diese Statistiken lassen sich monatlich abgrenzen und auswerten. Dadurch ermöglichen sie der Geschäftsführung einen detaillierten Blick, welche Kunden oder Produkte möglicherweise mehr Aufmerksamkeit durch weitere Abteilungen wie Vertrieb und Marketing erhalten sollten.

Vertrieb

Zusätzlich zu der normalen Gehaltsabrechnung fallen vor allem im Vertrieb weitere Zahlungen an, wenn die Mitarbeiter viel unterwegs sind: Reisekosten für Mietwagen, Spritgeld, Übernachtungen und Verpflegungspauschale sind nur einige Beispiele. Weiter besteht im besten Fall eine häufige Zusammenarbeit in Bezug auf potenzielle Kunden: Dafür müssen Angebote zeitnah auf Basis der Informationen durch Vertriebsmitarbeiter erstellt und weitergegeben werden.

Personalabteilung

Eine enge Verknüpfung besteht vor allem durch die Lohnbuchhaltung. Die Personalabteilung stellt sicher, dass Gehälter und Urlaube bei allen Mitarbeitern stimmen und jeden Monat korrekt übermittelt werden. Erst danach werden die Informationen an die Finanzbuchhaltung weitergereicht, wo sie in die allgemeine Unternehmensbuchhaltung fließen. Daraus ergibt sich schließlich eine übersichtliche Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben.

Alle Abteilungen

Zusätzlich muss sich die Buchhaltung auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der eingetragenen Arbeitszeiten verlassen. Hiervon sind in der Regel alle Mitarbeiter gleichermaßen betroffen. Diese Zeiten werden in der Regel in einer eigenen Anwendung festgehalten und dienen als Grundlage für die monatlichen Abrechnungen. Darüber hinaus kann auch das Controlling in den Bereich der Buchhaltung fallen, wodurch etwa Budgets des Unternehmens regemäßig kontrolliert werden. Im Bedarfsfall lassen sich dadurch rechtzeitig Korrekturmaßnahmen einleiten.