Digitale Archivierung leicht gemacht

Die APP eArchiv bietet Ihnen eine rechtskonforme Archivierung von digitalen Dokumenten und die Ablage in einer „digitalen Akte“. Die Aktenstrukturen sowie die Archivierungsprozesse sind frei konfigurierbar für eine größtmögliche Automatisierung. Das bedeutet, dass die APP eArchiv es Ihnen mittels der frei konfigurierbaren „digitalen Akte“ ermöglicht, ein Archivierungssystem analog Ihrer bereits bekannten Ordnerstruktur zu führen, Ihnen gleichzeitig aber auch alle Vorteile der digitalen Archivierung bietet.

Warum sollte man seine Belege digital archivieren?

Rechnungen und andere geschäftlichen Unterlagen werden heute zunehmend digital übertragen. Auch sind die meisten ERP-Systeme mittlerweile in der Lage, Ausgangsrechnungen zusätzlich als PDF auszugeben. Der Ausdruck auf Papier und die anschließende Ablage in einem „Papier-Ordner“ ist jedoch nicht mehr zeitgemäß und ineffektiv.

Auch müssen diese Dokumente je nach Dokumententyp gemäß den gesetzlichen Bestimmungen über Jahre aufbewahrt werden, weshalb der Einsatz eines rechtskonformen digitalen Archivs erforderlich wird. Häufig möchte man die Dokumente dabei zusätzlich zu einem Objekt, bspw. Projekt oder Vertrag verknüpfen, und so eine „Akte“ aufbauen.

Wie hilft mir die App eArchiv bei der digitalen Archivierung?

Die APP eArchiv – integriert in die MIDbridge – bietet Ihnen eine rechtskonforme Archivierung von digitalen Dokumenten und die Ablage in einer „digitalen Akte“.

Die Aktenstrukturen sowie die Archivierungsprozesse sind frei konfigurierbar für eine größtmögliche Automatisierung. Das bedeutet, dass die APP eArchiv es Ihnen mittels der frei konfigurierbaren „digitalen Akte“ ermöglicht, ein Archivierungssystem analog Ihrer bereits bekannten Ordnerstruktur zu führen, Ihnen gleichzeitig aber auch alle Vorteile der digitalen Archivierung bietet.

Funktionsumfang der App eArchiv

  • Unternehmensindividuell konfigurierbare Dokumententypen mit Eingangskanälen, Aufbewahrungsfristen und der Verschlagwortung inkl. Mussfelder und Stichwort für die Schnellsuche
  • Archivierung manuell und automatisch über Schnittstellen per Überwachung von Eingabekanälen durch die MIDbridge
  • Aufbau einer Digitalen Akte (Kunden, Projekte, Verträge, Geräte, Personal, …), d. h. Ablage und Wiederfinden über eine logische Zugriffsstruktur möglich
  • Sichere Dokumentennamenänderung und innovative Ablagestruktur in einem geschützten und beliebig skalierbaren Verzeichnis
  • Zugriff auf die Dokumente
    1. manuell über eine Suchmaske oder
    2. über die „digitale Akte“
  • Die Felder der Suchmaske bauen sich dynamisch, je nach Konfiguration des Dokumententyps auf
  • Berechtigungsprofile – Benutzer haben nur auf die Dokumente Zugriff, für die sie auch die Berechtigung haben
  • Protokollierung aller Archivierungs- und Zugriffstransaktionen
  • Reportmanager und Report-Viewer (optional)
  • Versionierung und Volltextsuche (optional)
  • Webservice-Schnittstelle zur Einbettung in Drittapplikationen

Nutzen der App eArchiv

  • Effizienter arbeiten, Zeit sparen
  • Rechtskonforme Ablage, Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
  • Reibungslose Integration in die MIDbridge
  • Überschaubare Kosten, klassisch als Kauf oder per SaaS lizenzierbar
  • Individuell konfigurierbar (Empfehlung: Workshop vorschalten), durch
    vorkonfigurierten Funktionsumfang trotzdem schnell einsetzbar
  • Durch die „digitale Akte“ ist der Einsatz zur Ablage/Verwaltung von Verträgen, Personal, Projekten, etc. in einem System möglich (zentrale Informationsplattform)
  • Unternehmensweiter Zugriff auf wichtige und relevante Dokumente; Einsehbarkeit der Dokumente mittels Berechtigungsverwaltung trotzdem selektiv steuerbar
  • Eingebettet in die MIDbridge, deren Bedien- und Benutzerführung bereits bekannt ist. Dadurch Installations- und Schulungszeiten gering
  • Schnelles Auffinden der Dokumente, da die Verschlagwortung und damit der Zugriffspfad in der Datenbank indiziert abgespeichert ist
  • Auf Wunsch jederzeit erweiterbar

Anwendungsbeispiel für die digital Archivierung mit der App eArchiv

Anforderung

Das Unternehmen erhielt von seinen Lieferanten Rechnungen per Mail. Diese
Rechnungen lagen zwar digital vor, wurden aber noch ausgedruckt und manuell in dem Ordner „Kreditoren“ nach Lieferantennamen sortiert abgelegt.
Die Ausgangsrechnungen wurden entweder ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt oder per Mail an den Kunden versendet und trotzdem ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt.

Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, in welcher alle erhaltenen Eingangsrechnungen (per Mail oder per Post) und die eigenen Ausgangsrechnungen automatisiert und ohne großen Aufwand archiviert werden. Zusätzlich sollen Eingangsrechnungen, die einem Projekt / Produkt zuzuordnen sind, in einem digitalen Projekt / einer digitalen Akte, abgelegt werden.

Wichtig dabei: Die Projektleiter / Produktmanager dürfen keine Dokumente von Ihnen nicht zugeordneten Projekten / Produkten einsehen können.

Lösung

Der Workshop, in welchem die Ziele, die Dokumententypen, die Eingabekanäle, die Archivierungsprozesse für die Automation, die Benutzer und Berechtigungen sowie die Objekte für die digitale Akte (Kunden-Projekt-Vorgang) abgestimmt wurden, dauerte ca. 1 Tag.

Die Installation sowie die Inbetriebnahme und die Schulung war unkompliziert und einfach, da die APP eArchiv nur über den APP-Manager geladen wird und die Bedien- und Benutzerführung schon bekannt war.

Fazit des Kunden:

„Die APP eArchiv erfüllt alle unsere Anforderungen. Suchzeiten haben sich drastisch reduziert und unsere Projektleiter können jetzt ohne Rückfragen in der Buchhaltung ihre Nachkalkulation anfertigen.“

Sie haben Fragen digitalen Archivierung mit unserer App eArchiv?

Dann kontaktieren Sie uns doch einfach, wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zu Seite!