Das Unternehmen erhielt von seinen Lieferanten Rechnungen per Mail. Diese Rechnungen lagen zwar digital vor, wurden aber noch ausgedruckt und manuell in dem Ordner „Kreditoren“ nach Lieferantennamen sortiert abgelegt. Die Ausgangsrechnungen wurden entweder ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt oder per Mail an den Kunden versendet und trotzdem ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt.
Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, in welcher alle erhaltenen Eingangsrechnungen (per Mail oder per Post) und die eigenen Ausgangsrechnungen automatisiert und ohne großen Aufwand archiviert werden. Zusätzlich sollen Eingangsrechnungen, die einem Projekt / Produkt zuzuordnen sind, in einem digitalen Projekt / einer digitalen Akte, abgelegt werden.
Wichtig dabei: Die Projektleiter / Produktmanager dürfen keine Dokumente von Ihnen nicht zugeordneten Projekten / Produkten einsehen können.
Der Workshop, in welchem die Ziele, die Dokumententypen, die Eingabekanäle, die Archivierungsprozesse für die Automation, die Benutzer und Berechtigungen sowie die Objekte für die digitale Akte (Kunden-Projekt-Vorgang) abgestimmt wurden, dauerte ca. 1 Tag.
Die Installation sowie die Inbetriebnahme ging absolut unkompliziert und aufgrund einer kurzen Schulung per Webinar konnten die Teams schnell das neue Archiv nutzen.
