Digitale Archivierung –
die Archiv App.

Rechtskonforme Archivierung von digitalen Dokumenten.

Digitale Archivierung

Warum Belege digital archivieren?

Rechnungen und andere geschäftlichen Unterlagen werden heute zunehmend digital übertragen. Auch sind die meisten ERP-Systeme mittlerweile in der Lage, Ausgangsrechnungen zusätzlich als PDF auszugeben. Der Ausdruck auf Papier und die anschließende Ablage in einem „Papier-Ordner“ ist jedoch nicht mehr zeitgemäß und ineffektiv.
Zusätzlich müssen diese Dokumente je nach Dokumententyp gemäß den gesetzlichen Bestimmungen über Jahre aufbewahrt werden, weshalb der Einsatz eines rechtskonformen digitalen Archivs erforderlich wird. Häufig möchte man mehrere Dokumente dabei zusätzlich zu einem Objekt, bspw. Projekt oder Vertrag verknüpfen, und so eine „Digitale Akte“ aufbauen.

Wie hilft mir die MIDbridge Archiv App?

Die Archiv App bietet Ihnen eine rechtskonforme Archivierung von digitalen Dokumenten und die Ablage in einer „digitalen Akte“.
Die Aktenstrukturen sowie die Archivierungsprozesse sind frei konfigurierbar für eine größtmögliche Automatisierung. Das bedeutet, dass die Archiv App es Ihnen mittels der frei konfigurierbaren „digitalen Akte“ ermöglicht, ein Archivierungssystem analog Ihrer bereits bekannten Ordnerstruktur zu führen, Ihnen gleichzeitig aber auch alle Vorteile der digitalen Archivierung bietet.

Zentralisierung

In dem Archiv werden die Dokumente zentral gesammelt und archiviert. Es können dabei unternehmensindividuell konfigurierbare Dokumententypen mit Eingangskanälen, Aufbewahrungsfristen und der Verschlagwortung inkl. Mussfelder und Stichworte für die Schnellsuche konfiguriert werden.

Einfache Suche

Neben der Navigation über die Ordnerstruktur können Sie jederzeit auch über die Daten hinweg in einer Volltextsuche suchen und bei Bedarf die Ergebnisliste filtern und weiter verfeinern.
Die Felder der Suchmaske bauen sich dynamisch, je nach Konfiguration des Dokumententyps auf.

Rechte & Rollen

Anhand von selbst konfigurierbaren Berechtigungsprofilen können Sie jedem Benutzer nur die Dokumentzugriffe und Berechtigungen geben, die er für seine Tätigkeit benötigt.

Versionierung & Protokollierung

Die hinterlegten Dokumente werden versioniert und alle Archivierungs- und Zugriffstransaktionen werden protokolliert. So haben Sie jederzeit die volle Kontrolle und können sich jederzeit auch ältere Versionsstände anschauen.

Webservice-Schnittstelle

Möchten Sie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente Ihren Kunden oder Lieferanten zur Verfügung stellen, dann kann das gesichert über eine Webservice Schnittstelle umgesetzt werden.

Anwendungsbeispiel für den Archiv Einsatz

Anforderung

Das Unternehmen erhielt von seinen Lieferanten Rechnungen per Mail. Diese Rechnungen lagen zwar digital vor, wurden aber noch ausgedruckt und manuell in dem Ordner „Kreditoren“ nach Lieferantennamen sortiert abgelegt. Die Ausgangsrechnungen wurden entweder ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt oder per Mail an den Kunden versendet und trotzdem ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt.

Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, in welcher alle erhaltenen Eingangsrechnungen (per Mail oder per Post) und die eigenen Ausgangsrechnungen automatisiert und ohne großen Aufwand archiviert werden. Zusätzlich sollen Eingangsrechnungen, die einem Projekt / Produkt zuzuordnen sind, in einem digitalen Projekt / einer digitalen Akte, abgelegt werden.
Wichtig dabei: Die Projektleiter / Produktmanager dürfen keine Dokumente von Ihnen nicht zugeordneten Projekten / Produkten einsehen können.

krake-klein

Lösung

Der Workshop, in welchem die Ziele, die Dokumententypen, die Eingabekanäle, die Archivierungsprozesse für die Automation, die Benutzer und Berechtigungen sowie die Objekte für die digitale Akte (Kunden-Projekt-Vorgang) abgestimmt wurden, dauerte ca. 1 Tag.
Die Installation sowie die Inbetriebnahme ging absolut unkompliziert und aufgrund einer kurzen Schulung per Webinar konnten die Teams schnell das neue Archiv nutzen.

Fazit des Kunden

Die Archiv App ist eine sehr schlanke und kostengünstige Alternative, die unsere Erwartungen absolut erfüllt hat. Die Suchzeiten haben sich drastisch reduziert und unsere Projektleiter können jetzt ohne Rückfragen in der Buchhaltung ihre Nachkalkulation anfertigen.

Sie haben Fragen zur MIDBridge?

Dann kontaktieren Sie uns doch einfach, wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zu Seite!

Telefonnummer +49 821 794 733 20